Предлагаю добавить в шахматку вариант для квартиры - "Заселена, но жильцы не зарегистрированы на форуме" (формулировку можно придумать и звучнее).
По опыту 6го корпуса считаю, что подобное нововведение добавит ясности в восприятии степени заселенности.
Вот у меня в 1й секции на этаже отмечено 2 квартиры (с учетом моей), а по факту ремонт идет в 5 из 6 квартир. Надо мной никто не отмечен - по факту на 4 и 5 этажах идет ремонт.
Механизм добавления: админом по заявке подтвержденного жителя.
Чужие контакты не совсем корректно добавлять, но например можно указывать пользователя, через которого можно в случае проблем выйти на хозяина квартиры.
Пример:
Квартира 1.
"Заселена, но жильцы не зарегистрированы на форуме"
Контакты через пользователя "Денис".
В общем предлагаю облагородить идею и реализовать.